Praxiswissen zu Dienst- und Schichtplanung

Hier gibt es die Vorlagen direkt zum Herunterladen: Wochenplan und Monatsplan als Excel, dazu ein PDF zum Ausdrucken und Aufhängen. Kostenlos, ohne Anmeldung. Darunter steht, wie die Vorlagen aufgebaut sind, was Österreich, Deutschland und die Schweiz rund um Dienstplan und Arbeitszeitaufzeichnung verlangen und ab wann sich eine Vorlage aus unserer Sicht nicht mehr rechnet.

Für die meisten Dienstpläne in Österreich gelten zwei Gesetze: das Arbeitszeitgesetz (AZG) für Arbeitszeit, Pausen und tägliche Ruhezeit, das Arbeitsruhegesetz (ARG) für Wochenruhe, Sonntag und Feiertage. Seit 1. September 2018 (BGBl. I Nr. 53/2018) sind bis zu 12 Stunden am Tag und 60 Stunden in der Woche erlaubt. Nicht jeder Betrieb fällt darunter: Jugendliche, Krankenanstalten und die stationäre Pflege in Pflegeheimen, Bäckereien sowie die Land- und Forstwirtschaft haben eigene Gesetze (§ 1 Abs. 1 und 2 AZG). Dieser Ratgeber fasst die Regeln für Erwachsene im Geltungsbereich von AZG und ARG zusammen.

Für Dienstpläne in Deutschland ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die zentrale Vorschrift: Es regelt die werktägliche Arbeitszeit, Ruhepausen, Ruhezeiten, Nachtarbeit sowie die Sonn- und Feiertagsruhe. Es gilt nicht für alle: Ausgenommen sind unter anderem leitende Angestellte und Chefärzte (§ 18 Abs. 1 ArbZG), für Personen unter 18 Jahren gilt stattdessen das Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 18 Abs. 2 ArbZG). Maßgeblich ist die Fassung auf gesetze-im-internet.de, zuletzt geändert durch Art. 52 des Gesetzes vom 23. Oktober 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 323). Die im Koalitionsvertrag angekündigte Wochenhöchstarbeitszeit ist dort bis zum 1. Oktober 2026 nicht enthalten, es gilt weiter die tägliche Grenze. Dieser Ratgeber fasst die Regeln für erwachsene Arbeitnehmer zusammen.

Welches Schichtmodell passt, hängt vor allem davon ab, wie viele Stunden am Tag und an wie vielen Tagen in der Woche der Betrieb besetzt sein muss. Daraus folgt, wie viele Schichtgruppen nötig sind und wie viele Wochenstunden auf jede Person kommen. Die Grenzen setzt das Arbeitszeitrecht: in Österreich das Arbeitszeitgesetz (AZG) und das Arbeitsruhegesetz (ARG), in Deutschland das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), in der Schweiz das Arbeitsgesetz (ArG) mit der Verordnung 1 (ArGV 1). Dieser Ratgeber stellt die gängigen Modelle mit Beispielplänen und nachgerechneten Wochenstunden vor und nennt die Regeln, die in den drei Ländern jeweils gelten. Kollektivverträge, Tarifverträge und Gesamtarbeitsverträge können strengere oder abweichende Regeln enthalten.

Ab wann eine Pause Pflicht ist und wie lang sie sein muss, regelt jedes Land selbst: Österreich in § 11 AZG, Deutschland in § 4 ArbZG, die Schweiz in Art. 15 ArG. In Österreich und Deutschland sind 30 Minuten ab mehr als 6 Stunden Arbeit fällig, in der Schweiz schon 15 Minuten ab mehr als 5,5 Stunden. Für Jugendliche gelten in Österreich und Deutschland strengere Regeln (§ 15 KJBG, § 11 JArbSchG). Dieser Ratgeber stellt die Regeln nebeneinander und zeigt, was das für den Dienstplan bedeutet.

Der gesetzliche Mindesturlaub ist in Österreich mit 5 Wochen (§ 2 Abs. 1 UrlG) eine Woche länger als in Deutschland (24 Werktage, § 3 Abs. 1 BUrlG) und in der Schweiz (4 Wochen, Art. 329a Abs. 1 OR). Noch größer sind die Unterschiede beim Verfall: In Österreich verjährt Urlaub zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres (§ 4 Abs. 5 UrlG), in Deutschland verfällt er grundsätzlich mit Ende des Kalenderjahres, aber nur, wenn der Arbeitgeber vorher auf den drohenden Verfall hingewiesen hat (§ 7 Abs. 3 BUrlG, BAG), und in der Schweiz verjährt der Ferienanspruch nach fünf Jahren. Dieser Ratgeber zeigt die gesetzlichen Mindestregeln der drei Länder. Kollektivverträge, Tarifverträge, Gesamtarbeitsverträge und Arbeitsverträge dürfen mehr Urlaub vorsehen.

In Österreich gebührt für jede Überstunde ein Zuschlag von 50 % oder Zeitausgleich, in dem der Zuschlag enthalten ist (§ 10 AZG). Für das Jahr 2026 sind die Zuschläge für die ersten 15 Überstunden im Monat bis höchstens 170 Euro lohnsteuerfrei, befristet bis Ende 2026 (§ 68 Abs. 2 EStG in Verbindung mit § 124b Z 440 lit. c EStG). Deutschland und die Schweiz regeln Überstunden anders. Dieser Ratgeber zeigt die gesetzlichen Mindestregeln, Kollektivverträge und Arbeitsverträge können günstigere Regeln enthalten.

Wer krank wird, muss das dem Arbeitgeber sofort melden: in Österreich ohne Verzug (§ 4 Abs. 1 EFZG, § 8 Abs. 8 AngG), in Deutschland unverzüglich (§ 5 Abs. 1 EntgFG). In der Schweiz steht keine solche Frist im Gesetz. Unterschiedlich geregelt sind dagegen der Nachweis und die Dauer der Entgeltfortzahlung: Österreich zahlt je nach Dienstzeit 6 bis 12 Wochen voll und weitere 4 Wochen halb, Deutschland 6 Wochen, die Schweiz im ersten Dienstjahr 3 Wochen und danach eine angemessen längere Zeit. Diese Übersicht ordnet die Regeln für alle drei Länder, jeweils mit Rechtsgrundlage, und zeigt, was das für den Dienstplan bedeutet.

Für Gastronomie und Hotellerie gilt in Österreich der Kollektivvertrag Hotel- und Gastgewerbe, seit 1. November 2024 gemeinsam für Arbeiter und Angestellte. Er baut auf dem Arbeitszeitgesetz (AZG), dem Arbeitsruhegesetz (ARG) und für Jugendliche auf dem KJBG auf. Seit 1. Oktober 2026 gelten neue Lohntabellen mit im Schnitt 3 Prozent mehr, die Arbeitszeitregeln des KV ab 1. November 2024 bleiben die Grundlage. Hier steht, was davon für Ihren Dienstplan zählt.

Einen einheitlichen „KV Pflege“ gibt es nicht. Für den Dienstplan zählen zwei Ebenen: das Gesetz (für stationäre Pflege meist das Krankenanstalten-Arbeitszeitgesetz KA-AZG, für mobile Dienste das Arbeitszeitgesetz AZG, dazu das Arbeitsruhegesetz ARG) und der Kollektivvertrag des Trägers, etwa der SWÖ-KV, der KV der karitativen Arbeitgeber*innen (Caritas) oder der KV der Diakonie. Alle drei Kollektivverträge sehen 2026 eine wöchentliche Normalarbeitszeit von 37 Stunden für Vollzeit vor. Dieser Ratgeber zeigt die Grenzen, die ein Pflege-Dienstplan einhalten muss, jeweils mit Rechtsgrundlage. Die Beträge stammen aus dem SWÖ-KV in der Fassung ab 1. Jänner 2026 (Beträge ab 1. April 2026).

Österreich hat 2026 keinen gesetzlichen Mindestlohn. Die Mindestlöhne stehen in den Kollektivverträgen, meist als Monatsbetrag für Vollzeit, und unterscheiden sich je Branche. In den Beispielen unten liegt die niedrigste Lohngruppe 2026 zwischen 2.090 und 2.206 € brutto im Monat, das sind rund 12,10 bis 13,77 € pro Stunde. Hier steht, woher die Zahlen kommen, wie Sie den Stundenlohn selbst berechnen und was in Deutschland und der Schweiz gilt.

Als Nacht gilt in Österreich die Zeit von 22 bis 5 Uhr (§ 12a Abs. 1 AZG), in Deutschland von 23 bis 6 Uhr (§ 2 Abs. 3 ArbZG) und in der Schweiz grundsätzlich ebenfalls von 23 bis 6 Uhr, weil Tages- und Abendarbeit dort von 6 bis 23 Uhr reichen (Art. 10 ArG). Auch sonst unterscheiden sich die drei Länder deutlich: Die Schweiz schreibt einen Nachtzuschlag im Gesetz fest, Deutschland verlangt einen angemessenen Ausgleich ohne feste Zahl, in Österreich regelt ihn meist der Kollektivvertrag. Untersuchungsrechte, Höchstarbeitszeiten und der Schutz von Schwangeren und Jugendlichen sind überall geregelt, aber mit anderen Fristen. Dieser Ratgeber zeigt die Regeln je Land mit Rechtsgrundlage. Stand: 1. Oktober 2026.

Teilzeit ist in vielen Schichtbetrieben verbreitet, etwa in Gastronomie, Handel und Pflege. Die drei Länder regeln sie sehr unterschiedlich: Österreich in § 19d Arbeitszeitgesetz (AZG), Deutschland im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG), die Schweiz nur mit einer Begriffsbestimmung im Obligationenrecht (Art. 319 Abs. 2 OR). Dieser Ratgeber zeigt, was im Vertrag stehen muss, wann Stunden über das vereinbarte Ausmaß einen Zuschlag kosten, wie kurzfristig Dienste geändert werden dürfen und welche Gleichbehandlungsregeln gelten.

Ob Bereitschaft Arbeitszeit ist, hängt vor allem an einer Frage: Muss der Mitarbeiter an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort bleiben oder darf er sich seinen Aufenthaltsort selbst aussuchen? Anwesenheit am Arbeitsort zählt in Österreich, Deutschland und der Schweiz als Arbeitszeit. Rufbereitschaft zu Hause zählt grundsätzlich nur mit den tatsächlichen Einsätzen, in der EU aber ganz, wenn die Vorgaben die Freizeit objektiv ganz erheblich beeinträchtigen (EuGH, C-518/15 Matzak und C-344/19 D. J.). Die Begriffe sind in den drei Ländern nicht gleich: Österreich spricht von Arbeitsbereitschaft und Rufbereitschaft, Deutschland zusätzlich von Bereitschaftsdienst, die Schweiz vom Pikettdienst. Dieser Ratgeber ordnet die Begriffe, nennt die gesetzlichen Grenzen je Land und zeigt, wie DienstplanPro die Planung vereinfacht.

Krankheit, Familientermin, Wunschfreischicht: Mitarbeiter wollen Schichten tauschen. Rechtlich ist ein Tausch eine Änderung der vereinbarten oder angeordneten Arbeitszeit, deshalb braucht er in Österreich, Deutschland und der Schweiz die Zustimmung des Arbeitgebers. Nach dem Tausch gelten für beide Beteiligten weiter alle Grenzen, vor allem die tägliche Ruhezeit von 11 Stunden und die Höchstarbeitszeit. Dieser Ratgeber zeigt, was das Gesetz verlangt, und gibt Empfehlungen für einen Ablauf ohne Doppelbelegungen und Lücken.

Ein Stundenkonto zeigt pro Mitarbeiter, wie weit die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von der vereinbarten Arbeitszeit abweicht. Ein eigenes Stundenkonto schreibt kein Gesetz in Österreich, Deutschland oder der Schweiz allgemein vor. Pflicht sind aber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden: in Österreich nach § 26 Abs. 1 AZG, in Deutschland nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG laut Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21), in der Schweiz nach Art. 73 Abs. 1 lit. c ArGV 1. Das Stundenkonto baut auf diesen Aufzeichnungen auf. Dieser Ratgeber zeigt, welche Regeln für Plus- und Minusstunden, Übertrag, Abbau und Auszahlung gelten, mit dem Schwerpunkt auf Österreich.