Einmal anlegen, jeder Durchlauf entsteht automatisch
Die Aufgabenliste ist die Vorlage, erledigt wird immer ein einzelner Durchlauf zu genau einer Fälligkeit. Deshalb bleibt bei einer Wiederholung sichtbar, ob letzte Woche erledigt wurde und von wem. Die Anwendung legt kommende Durchläufe im Voraus an und zieht verpasste Termine der letzten Wochen nach, damit sie als überfällig auftauchen statt zu verschwinden.
Rhythmus frei wählbar
Einmalig, täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, jeweils mit Abstand: alle 2 Wochen, alle 3 Monate. Wöchentlich lässt sich auf bestimmte Wochentage festlegen, monatlich und jährlich auf einen Tag im Monat, dazu optional ein Enddatum für die Serie.
Zugewiesen an Standort, Abteilung oder einzelne Mitarbeiter
Eine Liste kann einen ganzen Standort oder eine Abteilung adressieren und zusätzlich einzelne Mitarbeiter. Jeder sieht genau das, was ihm, seiner Abteilung oder seinem Standort zugewiesen ist. Ohne Zuweisung bleibt die Liste eine Sache der Verwaltung.
- Standort
- Abteilung
- Einzelne Mitarbeiter
- Verantwortliche Person, unabhängig davon, wer abhakt
Sechs Arten, einen Punkt zu erledigen
Nicht jeder Punkt ist mit einem Häkchen erledigt. Je Punkt legen Sie fest, wie bestätigt wird, und hinterlegen bei Bedarf ein Bild als Vorgabe, wie das Ergebnis aussehen soll.
- Häkchen für die einfache Erledigung
- Freitext für eine Bemerkung zum Zustand
- Zahl, etwa für eine gemessene Temperatur
- Foto als Nachweis, direkt vom Gerät
- Unterschrift mit Finger oder Maus
- Ausdrückliche Bestätigung mit Name und Zeitpunkt
Pflichtpunkte und sauberer Abschluss
Punkte lassen sich als Pflicht oder als freiwillig kennzeichnen. Ein Durchlauf lässt sich erst abschließen, wenn alle Pflichtpunkte erledigt sind. Wieder öffnen darf ihn nur die Administration, sonst wäre ein Abschluss nichts wert.
Überfälliges sofort im Blick
Der Reiter zeigt offene Durchläufe nach Fälligkeit, überfällige zuerst, mit Fortschritt in der Form 3 von 7 erledigt. In der Navigation steht die Zahl der eigenen offenen Durchläufe, so wird nichts übersehen.
Verlauf als Nachweis
Zu jeder Liste gibt es den Verlauf aller Durchläufe, neueste zuerst, mit Zeitpunkt des Abschlusses und der Person, die abgeschlossen hat. Fotos, Unterschriften und eingetragene Werte bleiben am jeweiligen Durchlauf erhalten.
Stilllegen statt löschen
Eine Liste, die vorübergehend nicht gebraucht wird, stellen Sie auf inaktiv: Es entstehen keine neuen Durchläufe mehr, die bisherigen bleiben nachvollziehbar. Gelöscht wird eine Liste mitsamt ihren Durchläufen und Antworten, das ist bewusst endgültig.
Häufige Fragen
Wie oft kann sich eine Aufgabenliste wiederholen?
Täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich, jeweils mit frei wählbarem Abstand, also auch alle 2 Wochen oder alle 3 Monate. Wöchentlich lässt sich auf bestimmte Wochentage einschränken, die Serie kann ein Enddatum haben. Ohne Wiederholung gibt es genau einen Durchlauf.
Wer sieht welche Aufgabenliste?
Die Administration sieht und verwaltet alle Listen. Mitarbeiter sehen, was ihnen selbst, ihrer Abteilung oder ihrem Standort zugewiesen ist, und arbeiten genau das ab, ohne Listen anlegen oder ändern zu können.
Kann ein Punkt mehr verlangen als ein Häkchen?
Ja. Je Punkt wählen Sie zwischen Häkchen, Freitext, Zahl, Foto, Unterschrift und ausdrücklicher Bestätigung. Ein Anleitungsbild am Punkt zeigt zusätzlich, wie das Ergebnis aussehen soll.
Bleibt nachvollziehbar, wer wann erledigt hat?
Ja. Jeder Durchlauf steht für sich, mit Fälligkeit, Antworten je Punkt, Zeitpunkt des Abschlusses und der Person, die abgeschlossen hat. Der Verlauf einer Liste zeigt alle Durchläufe, neueste zuerst.
In welchem Paket sind Aufgabenlisten enthalten?
Aufgabenlisten sind ab dem Paket Premium enthalten, ebenso in Professional und Enterprise. Im Einstiegspaket Basic sind sie nicht dabei. Ein Wechsel ist jederzeit möglich und wird zeitanteilig abgerechnet.
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Die übrigen Funktionen ergänzen sich gegenseitig: Drag and Drop Dienstplan, Urlaubsverwaltung Software, Dienstplan Kalender Sync, Dienstplan Push-Benachrichtigung, Stundenpool, Dienstplan Statistik und KI Assistent Dienstplan. Den Gesamtüberblick gibt die Seite Dienstplan-Software, den Einstieg in die tägliche Arbeit beschreibt Schichtplan erstellen.
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