Dienstplan-Vorlage kostenlos: Excel & PDF (2026)

Von Pascal Neubauer · Aktualisiert am 1. Oktober 2026

Vorlagen herunterladen

Kostenlos und ohne Anmeldung. Die Excel-Vorlagen rechnen die Stunden je Mitarbeiter selbst aus.

Wochenplan (Excel)XLSX · 7 KBMo bis So, 12 Mitarbeiter. Kürzel eintragen (F, S, N, U, K). Die Wochenstunden summiert die Vorlage selbst.
Monatsplan (Excel)XLSX · 8 KB31 Tage nebeneinander, mit Soll-Ist-Vergleich je Mitarbeiter und Gesamtsumme.
Wochenplan (PDF)PDF · 70 KBZum Ausdrucken und Aufhängen, A4 quer, mit Schicht-Legende.

Dienstplan und Aufzeichnung in Österreich, Deutschland und der Schweiz

Regel	Österreich	Deutschland	Schweiz
Vorlauf für den Dienstplan	mindestens 2 Wochen bei einseitiger Festlegung (§ 19c Abs. 2 Z 2 AZG)	keine allgemeine Frist im ArbZG; Arbeit auf Abruf: 4 Tage (§ 12 Abs. 3 TzBfG)	in der Regel 2 Wochen vor einem Einsatz mit neuen Arbeitszeiten (Art. 69 Abs. 1 ArGV 1)
Aushang oder Information	Beginn und Ende der Normalarbeitszeit, Pausen, Wochenruhe (§ 25 Abs. 1 AZG)	Gesetz, Verordnungen und geltende Tarifverträge zugänglich machen (§ 16 Abs. 1 ArbZG)	Information über Organisation der Arbeitszeit und Stundenpläne (Art. 70 Abs. 1 ArGV 1)
Arbeitszeitaufzeichnung	geleistete Arbeitsstunden (§ 26 Abs. 1 AZG)	Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich (§ 16 Abs. 2 ArbZG); allgemeine Erfassungspflicht laut BAG 1 ABR 22/21	tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Lage, Pausen ab 30 Minuten (Art. 73 Abs. 1 ArGV 1)
Aufbewahrung	keine eigene Frist im AZG	mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG)	mindestens 5 Jahre (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1)
Tägliche Ruhezeit	mindestens 11 Stunden (§ 12 Abs. 1 AZG)	mindestens 11 Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG)	mindestens 11 Stunden (Art. 15a Abs. 1 ArG)
Pause	30 Minuten bei mehr als 6 Stunden (§ 11 Abs. 1 AZG)	30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4 ArbZG)	15 Minuten bei mehr als 5,5 Stunden, 30 Minuten bei mehr als 7, 1 Stunde bei mehr als 9 Stunden (Art. 15 Abs. 1 ArG)
Spätschicht bis 22 Uhr, Frühschicht ab 6 Uhr	8 Stunden Ruhe: zu kurz, außer der Kollektivvertrag oder § 12 Abs. 2a AZG erlaubt es	8 Stunden Ruhe: zu kurz, Verkürzung höchstens auf 10 Stunden (§ 5 Abs. 2 ArbZG)	einmal pro Woche zulässig, wenn im Schnitt von 2 Wochen 11 Stunden (Art. 15a Abs. 2 ArG)

Welche Dienstplan-Vorlage passt zu meinem Team?

Für kleine Teams mit festen Diensten reicht oft das PDF zum Ausdrucken, sobald Stunden gezählt werden müssen, ist die Excel-Vorlage die bessere Wahl. Eine gesetzliche Vorgabe zum Format gibt es weder in Österreich noch in Deutschland oder der Schweiz. Die folgenden Schwellen sind unsere Erfahrungswerte, keine Regeln: Entscheidend ist weniger die Kopfzahl als die Frage, wie oft sich der Plan ändert und wie viele Schichtarten und Standorte du hast.

Bis etwa 3 Mitarbeiter mit festen Diensten: PDF ausdrucken und aufhängen
Etwa 4 bis 10 Mitarbeiter: Excel-Wochenplan oder Monatsplan mit Stundensumme und Soll-Ist-Vergleich
Ab etwa 10 Mitarbeitern oder häufigen Änderungen: aus unserer Sicht lohnt sich eine Dienstplan-Software mit App
Mehrere Standorte oder viele Schichtarten: eine digitale Lösung ist hier meist deutlich übersichtlicher als mehrere Tabellen

So sind die Excel-Vorlagen aufgebaut

Beide Excel-Dateien haben ein Planblatt und ein Blatt „Schichten“. Im Planblatt stehen links bis zu 12 Mitarbeiter, daneben die Tage (Wochenplan Mo bis So, Monatsplan Tag 1 bis 31) und rechts die Spalten Stunden, Soll und Differenz. In die Tageszellen trägst du nur ein Kürzel ein, die Auswahlliste bietet alle Kürzel aus dem Blatt „Schichten“ an. Die Stunden rechnet die Vorlage aus diesem Blatt, die Zeile „Gesamt“ summiert das ganze Team. Kopf und Zeitraum füllst du oben in den Feldern „Betrieb / Abteilung“ und „Zeitraum“ aus.

F Frühschicht 06:00 bis 14:00, S Spätschicht 14:00 bis 22:00, N Nachtschicht 22:00 bis 06:00, je 7,5 Stunden
T Tagdienst 08:00 bis 17:00 mit 8 Stunden, Z Zwischendienst 11:00 bis 19:00 mit 7,5 Stunden
U Urlaub, K Krankenstand, X frei, jeweils 0 Stunden
Die Stunden je Kürzel sind als Arbeitszeit ohne Pause hinterlegt und lassen sich im Blatt „Schichten“ anpassen, ebenso Zeiten und Bezeichnungen
Soll je Mitarbeiter eintragen, die Differenz zeigt Plus- oder Minusstunden für den Zeitraum
Das PDF hat dieselben Spalten und Kürzel als Legende, dazu Felder für „Erstellt von“ und „Freigegeben am“

Ruhezeiten und Pausen beim Ausfüllen prüfen

Die Vorlage rechnet Stunden, sie prüft aber keine Ruhezeiten und keine Pausen. Das müssen Sie selbst kontrollieren. In allen drei Ländern stehen nach Arbeitsende grundsätzlich mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit zu: in Österreich nach § 12 Abs. 1 AZG, in Deutschland nach § 5 Abs. 1 ArbZG, in der Schweiz nach Art. 15a Abs. 1 ArG. Der häufigste Fehler im Plan ist eine Spätschicht bis 22:00 und am nächsten Tag eine Frühschicht ab 06:00: Das sind nur 8 Stunden Ruhe. In Österreich ist eine Verkürzung nur über den Kollektivvertrag oder im Gastgewerbe unter engen Bedingungen möglich (§ 12 Abs. 2 und 2a AZG), in Deutschland in bestimmten Branchen um höchstens eine Stunde auf 10 Stunden (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Die Schweiz erlaubt für Erwachsene einmal pro Woche 8 Stunden, wenn im Schnitt von zwei Wochen 11 Stunden eingehalten werden (Art. 15a Abs. 2 ArG).

Pause Österreich: mindestens 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit (§ 11 Abs. 1 AZG)
Pause Deutschland: 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden (§ 4 ArbZG)
Pause Schweiz: 15 Minuten ab mehr als 5,5 Stunden, 30 Minuten ab mehr als 7 Stunden, 1 Stunde ab mehr als 9 Stunden (Art. 15 Abs. 1 ArG)
In der Vorlage gehen Früh-, Spät-, Nacht- und Zwischendienst (8 Stunden Anwesenheit, 7,5 Stunden Arbeit) von 30 Minuten Pause aus, der Tagdienst (9 Stunden Anwesenheit, 8 Stunden Arbeit) von einer Stunde. Das passt zu allen drei Regeln, bei längeren Diensten die Pause anpassen

Was muss auf einem Dienstplan stehen?

Ein eigenes Formular für den Dienstplan schreibt keines der drei Länder vor, wohl aber Fristen, Aushänge und Aufzeichnungen. In Österreich muss der Arbeitgeber die Lage der Normalarbeitszeit für die jeweilige Woche mindestens zwei Wochen im Vorhinein mitteilen, wenn er sie einseitig festlegt (§ 19c Abs. 2 Z 2 AZG). Zusätzlich ist ein Aushang über Beginn und Ende der Normalarbeitszeit, Zahl und Dauer der Ruhepausen und die wöchentliche Ruhezeit vorgeschrieben, auch elektronisch zugänglich (§ 25 Abs. 1 AZG). In der Schweiz sind die Arbeitnehmer bei der Planung von Einsatzplänen beizuziehen und in der Regel zwei Wochen vor einem Einsatz mit neuen Arbeitszeiten zu informieren (Art. 69 Abs. 1 ArGV 1). Das deutsche Arbeitszeitgesetz kennt keine allgemeine Vorlauffrist, bei Arbeit auf Abruf muss die Lage der Arbeitszeit aber mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt werden (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Welche Felder darüber hinaus auf den Plan gehören, ist unsere Empfehlung:

Name des Mitarbeiters
Datum, Beginn- und Endzeit der Schicht
Pausenzeiten
Standort oder Abteilung
Datum des Aushangs bzw. Versionsnummer, damit klar ist, welcher Stand gilt
Ersteller und Freigeber

Dienstplan und Arbeitszeitaufzeichnung sind nicht dasselbe

Der Dienstplan zeigt, wer wann arbeiten soll. Aufzeichnen musst du, was tatsächlich gearbeitet wurde. In Österreich führt der Arbeitgeber in der Betriebsstätte Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden (§ 26 Abs. 1 AZG). Bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung genügt es, deren Einhaltung zumindest am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode zu bestätigen und nur Abweichungen laufend aufzuzeichnen (§ 26 Abs. 5a AZG). Mitarbeiter haben einmal im Monat Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Aufzeichnungen, wenn sie das nachweislich verlangen (§ 26 Abs. 8 AZG). In Deutschland verlangt § 16 Abs. 2 ArbZG ausdrücklich nur die Aufzeichnung der Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich, mit mindestens zwei Jahren Aufbewahrung. Das Bundesarbeitsgericht hat aber entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einzuführen (BAG, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21). In der Schweiz müssen die Unterlagen unter anderem die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Lage sowie Lage und Dauer der Pausen ab einer halben Stunde zeigen und mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden (Art. 73 Abs. 1 und 2 ArGV 1).

Grenzen statischer Vorlagen

Aus unserer Erfahrung werden Excel und PDF ab etwa 10 Mitarbeitern unhandlich: Versionschaos in WhatsApp-Gruppen, fehlende Benachrichtigung bei Änderungen, kein bequemer Zugriff am Handy, keine Urlaubsanträge im selben System und keine automatische Prüfung von Ruhezeiten. Genau hier setzt eine Dienstplan-Software wie DienstplanPro an: Drag-&-Drop-Planung, Push-Benachrichtigungen, PWA für jedes Smartphone, und das ab 29 € netto pro Monat (34,80 € brutto).

Umstieg in 3 Schritten

Wer die Vorlage hinter sich lassen will, kann in einer Stunde umsteigen:

1. Account auf https://dienstplanpro.at anlegen
2. Mitarbeiter und Standorte importieren
3. Schichten per Drag & Drop in den Kalender ziehen, fertig

Häufige Fragen

Wo finde ich eine kostenlose Dienstplan-Vorlage?

Direkt oben auf dieser Seite: Wochenplan und Monatsplan als Excel mit automatischer Stundensumme und Soll-Ist-Vergleich, dazu ein Wochenplan als PDF zum Ausdrucken. Ohne Anmeldung. Achte bei jeder Vorlage auf eine klare Legende der Kürzel und auf Stundensummen je Mitarbeiter. Für Teams ab etwa 5 bis 10 Mitarbeitern lohnt sich aus unserer Sicht der Umstieg auf eine digitale Lösung wie DienstplanPro.

Welches Format ist am besten, Excel oder PDF?

Excel, wenn Stunden gezählt werden sollen: Die Vorlage summiert die Stunden je Mitarbeiter und zeigt die Differenz zum Soll. Das PDF eignet sich zum Aushang. Eine Word-Vorlage bieten wir nicht an. Bei häufigen Änderungen ist aus unserer Erfahrung eine Dienstplan-Software die fehlerärmste Option.

Muss ein Dienstplan unterschrieben werden?

Eine Unterschrift unter den Dienstplan verlangen weder das österreichische AZG noch das deutsche ArbZG oder das Schweizer Arbeitsgesetz. Vorgeschrieben sind dagegen die rechtzeitige Mitteilung (in Österreich zwei Wochen nach § 19c Abs. 2 Z 2 AZG, in der Schweiz in der Regel zwei Wochen nach Art. 69 Abs. 1 ArGV 1) und Aufzeichnungen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Eine Unterschrift kann sinnvoll sein, um die Kenntnisnahme zu belegen. Kollektivverträge, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können eigene Regeln enthalten.

Wie früh muss der Dienstplan feststehen?

In Österreich mindestens zwei Wochen im Vorhinein für die jeweilige Woche, wenn der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit selbst festlegt (§ 19c Abs. 2 Z 2 AZG); kürzer nur in unvorhersehbaren Fällen oder wenn der Kollektivvertrag es regelt (§ 19c Abs. 3 AZG). In der Schweiz in der Regel zwei Wochen vor einem Einsatz mit neuen Arbeitszeiten (Art. 69 Abs. 1 ArGV 1). In Deutschland gibt es keine allgemeine gesetzliche Frist, bei Arbeit auf Abruf sind es mindestens vier Tage (§ 12 Abs. 3 TzBfG).

Reicht der ausgefüllte Dienstplan als Arbeitszeitaufzeichnung?

Nur eingeschränkt, denn der Plan zeigt die geplante, nicht die geleistete Zeit. In Österreich genügt bei einer schriftlich festgehaltenen fixen Arbeitszeiteinteilung eine Bestätigung am Ende jeder Entgeltzahlungsperiode, Abweichungen sind laufend aufzuzeichnen (§ 26 Abs. 5a AZG). In Deutschland und der Schweiz ist die tatsächlich geleistete Arbeitszeit zu erfassen (BAG 1 ABR 22/21, Art. 73 Abs. 1 ArGV 1).

Quellen

Vom Wissen zur Umsetzung

Alle weiteren Beiträge stehen im Ratgeber. Wie sich die hier beschriebenen Regeln im Plan selbst abbilden lassen, zeigt die Seite Dienstplan-Software; wer den Aufwand in Geld umrechnen will, nutzt den Personalkosten-Rechner. Geschrieben hat diesen Beitrag Pascal Neubauer.

Dienstplan-Vorlage kostenlos: Excel und PDF zum Download